In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u toegang krijgt tot de app.

Floes is te bereiken op https://app.floes.ai/ Om toegang te krijgen tot de app moet u eerst een account registreren, en vervolgens inloggen. 

U kunt zich registreren door op de ‘Register here’ link onderaan het scherm te klikken. Vervolgens wordt u gevraagd een gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord in te vullen, waarna u op de ‘Register’ knop drukt om een gebruikersaccount te maken.

Nadat u uw account geregistreerd heeft, kunt u op uw account inloggen door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen, en op de ‘Login’ knop te drukken.

Nadat u bent ingelogd, krijgt u het dashboard van de Floes app te zien. 

Het dashboard is onderverdeeld in drie delen. Centraal op het scherm is het chatbot-overzicht. Links op het scherm is het hoofdmenu, en rechtsboven op het scherm kunt u de gebruikersinstellingen, taal-opties en light/dark modus vinden.

Rechtsbovenaan de pagina kunt u zien op welk account u op dit moment bent ingelogd. 

Als u op de accountnaam klikt, krijgt u een drop-down menu te zien met meerdere opties: Instellingen: hiermee kunt u aanpassingen maken aan uw account. Support: hier kunt u hulp vinden als u vragen of problemen heeft over uw account Uitloggen: deze knop brengt u terug naar het inlogscherm. 

Rechtsbovenaan de pagina, naast uw gebruikersaccount, kunt u twee knoppen zien om aanpassingen aan de site te maken.

Met de middelste knop kunt u kiezen welke taal wordt gebruikt op de site. Als u op de knop klikt, krijgt u een drop-down menu te zien waarin u kunt kiezen tussen Nederlands en Engels. Met de rechter knop kunt u schakelen tussen een lichte en een donkere weergave van de app..

In dit hoofdstuk worden alle functies besproken voor het werken met een chatbot in Floes. 

Voor nieuwe gebruikers is het noodzakelijk om een chatbot aan te maken. Om een nieuwe chatbot aan te maken, is er in het chatbot-overzicht, binnen de groene rechthoek, een knop ‘Chatbot aanmaken’.

Nadat u op de knop ‘Chatbot aanmaken’ hebt geklikt, krijgt u een pop-up waarin u wordt gevraagd om een aantal gegevens in te voeren. Deze gegevens zijn noodzakelijk om met de chatbot te kunnen werken. 

Chatbot name: Voer hier de door u gewenste naam voor de chatbot in. Omdat u meerdere chatbots kunt aanmaken, is het handig om een naam te kiezen die helder aangeeft wat het doel van de chatbot is en waarvoor deze gebruikt wordt Company: Voer hier de naam van het bedrijf in waarover u de chatbot vragen wilt stellen Bot type: Kies hier het type bot: jaarverslag analysator of kennisbank of onderzoeker. Kies het type in overeenstemming met het soort vragen waar de chatbot antwoord op moet gaan geven. 

De bot types houden het volgende in: Een ‘jaarverslag analysator’ kan goed gebruikt worden om financiële vragen te stellen over bijvoorbeeld jaarverslagen en belastingaangiften. Een ‘Kennisbank’ kan goed gebruikt worden om de interne kennis van uw bedrijf of organisatie te delen, bewaken en te structureren. Hiervoor kunt u bestanden uploaden zoals workflows, offertes en andere processen. Een ‘Onderzoeker’ kan goed gebruikt worden voor het inrichten van uw eigen AI-klantenservice. Een chatbot in deze rol kan uw klanten helpen met veelvoorkomende vragen over diensten of producten van uw organisatie. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld handleidingen, processen en/of informatie over uw bestelproces uploaden.

Om het proces van het aanmaken van de chatbot te annuleren, kunt u klikken op de knop ‘cancel’. Met de optie ‘Opslaan en verder’ wordt de chatbot opgeslagen. Nadat u een chatbot heeft aangemaakt en opgeslagen, kunt u indien nodig de instellingen altijd aanpassen.

Met behulp van deze instellingen kunt u de chatbot instellen met het oog op het beantwoorden van specifieke typen vragen. 

Wanneer u meerdere chatbots heeft aangemaakt, dan kunt deze chatbots zien in het chatbot-overzicht op het dashboard:

Om een chatbot te gebruiken, kunt u klikken op een van de knoppen die in de rechthoek van deze chatbot vallen. 

Op het chatbot-overzicht kunt u alle chatbots zien die u heeft aangemaakt. 

Voor elke chatbot zijn er drie menu-opties beschikbaar: Sandbox: Kies deze optie om direct een chatgesprek met de chatbot te beginnen Chat sessies: Deze optie werkt nog niet. Kun je straks via deze knop eerdere chats teruglezen? Op dit moment is de chat-geschiedenis nog niet te raadplegen. De ronde knop rechts van de naam van de chatbot: Er opent een drop-down menu met daarin ‘Instellingen’, ‘Uiterlijk’ en ‘Gekoppelde bestanden’. Met deze opties kunt u de chatbot verder configureren.

U kunt alleen een chat starten wanneer u tenminste één chatbot heeft aangemaakt. De door u aangemaakte chatbot(s) zijn zichtbaar op uw chatbot-overzicht. In het screenshot is te zien dat deze gebruiker één chatbot heeft aangemaakt. 

U kunt een chat starten door op de knop ’Sandbox’ te klikken. Let op: voor een zinvolle chat met een chatbot is het noodzakelijk dat u tenminste één bestand hebt geüpload. De chatbot is namelijk zodanig geconfigureerd dat deze alleen informatie geeft op basis van geüploade bestanden.

uploaden en verwijderen van bestanden In Floes kunt u bestanden beheren. De mogelijkheden hierbij zijn als volgt:

Vervolgens heeft u het volgende scherm:

Om een bestand te uploaden, klik op ‘Bestand uploaden’. In het dialoogvenster kunt u het door u gewenste bestand opzoeken en selecteren. Wanneer u dit gewenste bestand hebt geselecteerd, klikt u op de knop ‘Upload’ om het bestand in Floes te uploaden.

Wanneer u al één of meerdere bestanden in Floes heeft geüpload en gekoppeld aan een chatbot, kunt u een lijst zien van de geüploade bestanden.

U kunt bestanden uit Floes verwijderen door op het rode icoontje naast het bestand te klikken.

Met behulp van deze optie kunt u een chatbot verder configureren met het oog op de vragen die u aan de chatbot wil stellen. Via het koppelen van bestanden aan verschillende chatbots, kunt u bijvoorbeeld een specifieke chatbot gebruiken om vragen te beantwoorden over verschillende afdelingen van uw organisatie of over verschillende jaren. Dit geeft u, als gebruiker, veel mogelijkheden om chatbots in te stellen met het oog op specifieke taken. 

Nadat u een chatbot heeft aangemaakt, kunt u de basisinstellingen zoals de naam, de bedrijfsnaam en het type chatbot alsnog wijzigen. Vanuit het chatbot-overzicht kunt u klikken op de ‘instellingen’-knop klikken. Kies in het drop-down menu dat ontstaat de optie ‘Instellingen’. U krijgt dan het volgende venster: 

U kunt in dit scherm de naam van de chatbot, de naam van de organisatie en het bot type aanpassen. Klik op de knop ‘Chatbot opslaan’ om de nieuwe instellingen op te slaan. 

Het is in Floes mogelijk om de lay-out van de chat aan te passen aan uw persoonlijke wensen en voorkeuren. Druk hiervoor op de ‘instellingen’-knop en kies vervolgens in het drop-down menu voor ‘Uiterlijk’. U ziet het volgende scherm:

Het is hier mogelijk om de volgende aspecten rondom de vormgeving van de chat naar wens aan te passen:

Floes biedt de mogelijkheid om een door u aangemaakte chatbot te gebruiken op de website van uw bedrijf of organisatie. Druk hiervoor op de ‘instellingen’-knop en kies vervolgens in het drop-down menu voor ‘Uiterlijk’. In het venster dat ontstaat, is er een onder de afbeelding van het venster een knop ‘</>Embed code’:

Wanneer u op deze knop klikt, geeft Floes u automatisch de HTML code die u kunt gebruiken om een chatbot op uw website te plaatsen. U hoeft deze HTML-code alleen maar te kopiëren en daarna te plakken in de HTML-code van in het deel van de HTML-code van uw website. Deze functie in Floes werkt op dit moment nog niet. 

Wanneer u in een menu bezig bent van de chatbot, denk hierbij aan sandbox, uiterlijk of gekoppelde bestanden, dan kunt u via de linkerkolom in het scherm sneller naar andere functionaliteiten van de chatbot gaan. Het is voldoende om te klikken op één van de opties in deze kolom. Merk op dat er een roze kader is om de optie waar u op dit moment mee bezig bent.

In alle menu’s die bij een chatbot horen, is er een knop ‘Terug naar chatbot overzicht’. 

Wanneer u hierop klikt, krijgt u in het scherm een overzicht van alle chatbots die u hebt aangemaakt. Dit is handig wanneer u een andere chatbot wil gebruiken.